Wertschöpfung im Unternehmen durch effizientes Backoffice und strategische Partnerschaften

Um Ihren Kunden Produkte oder Dienstleistungen anbieten zu können, führt Ihr Unternehmen Aktivitäten durch und benötigt Ressourcen.

Die Frage ist, wie Sie das effizient organisieren können. Und zwar so, dass Sie mit geringen Kosten einen hohen Mehrwert für Ihren Kunden erzielen. 

In diesem Blog-Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre wichtigsten Aktivitäten und Ressourcen identifizieren und richtig organisieren. Und keine Sorge, das klingt abstrakt, aber wir werden Ihnen konkrete Beispiele geben, um das Ganze verständlich zu machen.

Wir werden auch über Partnerschaften sprechen. Denn die Zusammenarbeit mit den richtigen Partnern wird Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen. 

Hinweis: Dieser Blog ist Teil einer Serie über den Business Model Canvas. Sie können ihn aber auch eigenständig lesen. 

Ihre wichtigsten Aktivitäten und Ressourcen

Dieser Blog ist Teil einer Serie über das Business Model Canvas.

Das Canvas ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihr Geschäftsmodell definieren und auf einem einzigen Blatt Papier niederschreiben. Es besteht aus neun Bausteinen. Sie können diesen Artikel auch als eigenständigen Beitrag mit nützlichen Informationen zur Optimierung Ihres Unternehmens lesen. 

Hier werden wir uns auf die Bausteine "Schlüsselaktivitäten" und "Schlüsselressourcen" konzentrieren. Oder das Backoffice Ihres Unternehmens. Wie Sie dies für Ihr Unternehmen definieren, hängt stark von Ihrer Branche, Ihren Zielkunden und der Lösung ab, die Sie ihnen versprechen. 

Schlüsselaktivitäten: Was sind die wichtigsten Dinge, die Ihr Unternehmen tun muss?

Die wichtigsten Aktivitäten oder Schlüsselaktivitäten sind die Dinge, die Ihr Unternehmen tun muss, damit Ihr Geschäftsmodell funktioniert. Diese Aktivitäten sollten im direkten Zusammenhang mit dem Kern Ihrer Firma, stehen: mit der Lösung und dem Nutzen, den Sie Ihren Kunden bieten.

Es ist wichtig, sich auf die wirklich relevanten Aktivitäten zu konzentrieren und sich nicht in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Um konkreter zu werden, hier einige Beispiele für Schlüsselaktivitäten für Unternehmen. 

• Das Herstellen von physischen Produkte
• Administration und Kundensupport
• Entwicklungsarbeit im IT Bereich

Drei Arten von Unternehmen und jeder hat seine eigenen Aktivitäten

Die Forschung zeigt, dass jedes Unternehmen in eine von drei Gruppen eingeteilt werden kann.

Abhängig von Ihrer Einordnung werden die Schlüsselaktivitäten variieren.

• Produktion. In der Produktion liegt der Fokus meistens auf den Aktivitäten wie Entwerfen, Herstellen und Liefern. Denken Sie zum Beispiel an eine Firma, die Autos oder Computer herstellt. Hier ist es wichtig, dass das Unternehmen neue Modelle nach den neuesten Technologien und Trends entwirft und die Produkte mit der Garantie bestimmter Qualitätsstandards herstellt. Und dass die Produkte an die Kunden ausgeliefert werden.
• Probleme lösen. Unternehmen, die Probleme lösen, sind z. B. Berater, aber auch Ärzte in einem Krankenhaus (ein Arzt muss die richtige Diagnose und Behandlung finden, was eine Problemlösung darstellt). Neben der Problemlösung sind das Wissensmanagement und die ständige Weiterbildung wichtige Aktivitäten.
• Plattform / Netzwerk. Beispiele dafür sind Plattformen für den Handel mit gebrauchten Gegenständen, aber auch z.B. Amazon. Hier ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass die Plattform zuverlässig funktioniert (Plattform-Management), den Käufern und Verkäufern die versprochenen Dienstleistungen zu bieten und Werbung für die Plattform zu machen.

Identifizieren Sie, in welche Kategorie Ihr Unternehmen fällt, um Ihre Schlüsselaktivitäten besser zu verstehen.

Schlüsselressourcen: Was benötigen Sie, um Ihre Aktivitäten durchzuführen?

Nachdem Sie sich über die wichtigsten Aktivitäten im Klaren sind, machen Sie sich Gedanken über die Ressourcen, die Sie benötigen, um diese Aktivitäten durchzuführen. 

Dazu gehören:

• Physische Ressourcen wie Produktionsstätten, Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, Systeme oder Vertriebsnetze
• Geistiges Eigentum wie Patente und Urheberrechte, Markenrechte, Kundendatenbanken oder Partnerschaften
• Menschliche Ressourcen wie Mitarbeiter und deren Kompetenzen
• Finanzielle Ressourcen wie Bargeld, Kreditlinien oder Aktionspools

Supermärkte sind zum Beispiel in hohem Maße von den oben genannten physische Ressourcen abhängig. Für ein Unternehmen wie Nike ist die Marke essenziell, während für ein Unternehmen wie Microsoft oder SAP die Software und das damit verbundene geistige Eigentum entscheidende Ressourcen darstellen. 

Ein Beispiel für eine Branche, die sich stark auf menschliche Ressourcen stützt, ist die Pharmaindustrie: Ihre erfahrenen Wissenschaftler und ihr Verkaufspersonal sind der Schlüssel für ihr Geschäftsmodell. Auch die Kreativindustrie stützt sich stark auf die Humanressourcen. 

Überlegen Sie sich, welche Ressourcen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind und wie Sie diese effektiv einsetzen können. Dabei ist es wichtig, sich auf die wirklich relevanten Ressourcen zu konzentrieren und sich nicht in Nebensächlichkeiten zu verlieren.

Wie sich das Backoffice auf Ihre Kosten auswirkt

Für jedes Unternehmen ist es entscheidend, ein klares Verständnis der eigenen Kostenstruktur zu haben. Viele Unternehmer haben bereits eine gute Übersicht über ihre Kosten und das ist lobenswert.

Doch es geht nicht nur darum, die Kosten zu kennen, sondern auch darum, sie strategisch zu managen.

In diesem Kapitel werden wir uns mit dem Einfluss der Schlüsselaktivitäten und -ressourcen auf die Kosten Ihres Unternehmens befassen.

Wie setzen sich die Kosten Ihres Unternehmens zusammen?

Stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:

• Was sind die wichtigsten Kosten Ihres Geschäftsmodells?
• Welche Schlüsselaktivitäten sind am teuersten?
• Welche Schlüsselressourcen sind am teuersten?

Grobe Berechnung der Kostenarten

Zu den verschiedenen Kostenarten, die Sie berücksichtigen sollten, gehören

• Arbeitskosten (Mitarbeiter, Freelancer),
• Ausrüstung (z.B. Werkzeuge),
• Materialien (z.B. Rohstoffe) und
• andere.

Wenn jedoch eine andere Art der Kostenzuordnung sinnvoller ist, erstellen Sie bitte Ihre eigene. Für unser Unternehmen, SwissMadeMarketing, ist es zum Beispiel sinnvoller, die Löhne, die Büromiete sowie andere bürobezogene Kosten, die benötigten IT-Tools und anderes zu betrachten. 

Erstellen Sie Ihre eigene Analyse. Tipp: Es ist wichtiger, einen groben Überblick und ein gutes Verständnis für die größten Kostenblöcke zu haben, als viel Zeit damit zu verbringen, die Zahlen auf den Euro genau aufzuschlüsseln. 

Visualisierung in einem Diagramm

Analysieren Sie Ihre Firmen-Ausgaben der letzten zwölf Monate. Dabei können einfache Tools wie Excel oder Google Sheets helfen.

Erstellen Sie vorzugsweise ein Diagramm, aus dem die Kosten und der Aufbau pro Monat hervorgehen.

Erkennen Sie mögliche Trends. Vielleicht gibt es bestimmte Zeiten im Jahr, in denen Ihre Kosten höher sind, weil Sie beispielsweise für das ganze Jahr im Voraus bezahlen müssen, oder weil es saisonale Schwankungen bei Ihren Verkäufen gibt. 

Fallbeispiel: Wie eine Back-Office-Analyse Roman half, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen

Das Business Model Canvas bietet eine hervorragende Grundlage, um sowohl Kosten als auch den Wert, den Sie schaffen, visuell darzustellen und zu analysieren.

Es zwingt Sie, sich mit den Schlüsselaktivitäten und -ressourcen Ihres Unternehmens auseinanderzusetzen und zu verstehen, wie diese die Kosten beeinflussen. 

Ein Unternehmer namens Roman hat durch die Anwendung des Business Model Canvas eine Liste seiner Freiberufler erstellt, inklusive einer Bewertung ihrer Stärken und Schwächen sowie ihrer Kosten. Diese Aufstellung half ihm, richtige Entscheidungen zu treffen, je nachdem, welches Budget ihm für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung stand.

So konnte er bereits im Vorfeld eine interne Preisgestaltung etablieren, die es ihm ermöglichte, je nach Kunde und Projekt adäquate Ressourcen einzusetzen.

Dieses Beispiel zeigt, wie die Analyse und das Verständnis der eigenen Schlüsselaktivitäten und -ressourcen von entscheidender Bedeutung sind. 

Ihre Kosten verstehen und optimieren

Nachdem Sie einen Überblick über Ihre Kosten erhalten haben, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Welche Aktivitäten und Ressourcen sind die größten Kostentreiber?
• Welche sind unverzichtbar?
• Bei welchen gibt es eventuell Sparpotenzial oder sogar alternative Lösungsansätze? 

Durch die Analyse Ihrer Kosten können Sie Aktivitäten und Ressourcen identifizieren, die Sie sehr viel kosten, aber nicht unbedingt notwendig sind. In diesem Fall könnten Sie nach alternativen Lösungen suchen, die Ihnen das gleiche Ergebnis liefern, jedoch zu tieferen Kosten. 

Die Auseinandersetzung mit den Kosten Ihres Unternehmens ist mehr als nur eine lästige Pflicht. Sie ist eine strategische Aufgabe, die Ihnen hilft, Ihr Geschäftsmodell zu schärfen und zukunftsfähig zu gestalten. Durch ein tiefgehendes Verständnis Ihrer Kostenstruktur können Sie nicht nur effizienter wirtschaften, sondern auch Ihr Unternehmen gezielt weiterentwickeln. 

Behalten Sie den Zusammenhang zwischen Nutzenversprechen, Aktivitäten, Ressourcen und Kosten im Auge. Diese Betrachtung ist nicht nur eine Momentaufnahme, sondern ein fortlaufender Prozess. 

Prozesse automatisieren: Effizienz und Kosteneinsparungen

Die Automatisierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen kann Ihnen dabei helfen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Bevor Sie jedoch Prozesse automatisieren können, müssen Sie sie zunächst standardisieren und digitalisieren. In diesem Kapitel werden wir uns anschauen, wie Sie diese Schritte angehen können und welche Vorteile sie Ihnen bieten.

Standardisierung: Die Grundlage für Automatisierung

Bevor Sie Prozesse automatisieren können, müssen Sie diese zunächst standardisieren. Das bedeutet, dass Sie eine einheitliche Vorgehensweise für wiederkehrende Aufgaben und Prozesse entwickeln. Diese Vorgehensweise gilt dann für alle Ihre Mitarbeiter. 

Ein Beispiel hierfür ist die Standardisierung von Arbeitsabläufen oder die Einführung von Checklisten, die von allen Mitarbeitern verwendet werden.

Kanban-System als hilfreiches Werkzeug

Ein hilfreiches Werkzeug für die Standardisierung von Prozessen ist das Kanban-System. Es wurde ursprünglich von Toyota entwickelt, um die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und die Effizienz der Produktion zu verbessern. Kanban hilft Ihnen dabei, klare Prozessschritte festzulegen und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.

Es gibt zahlreiche Tools, die Ihnen bei der Implementierung von Kanban in Ihrem Unternehmen helfen können, wie zum Beispiel Trello oder KanbanFlow.

Digitalisierung von Informationen

Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung ist die Digitalisierung von Informationen.

Dies bedeutet, dass Sie Ihre Informationen in digitaler Form speichern und verarbeiten, anstatt auf Papier oder in manuellen Systemen. Dies ermöglicht es Ihnen, Informationen schneller und effizienter zu teilen, auszuwerten und zu aktualisieren. Es kann Ihnen ebenfalls helfen, Ihren Kunden einen besseren Service zu bieten.

Ein Beispiel für die Digitalisierung von Prozessen ist die Einführung einer online Wissensdatenbank, in der Ihre Kunden schnell und einfach Antworten auf häufig gestellte Fragen finden können. Dies kann Ihnen dabei helfen, den Kundensupport zu entlasten und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Automatisierung: Zeit und Ressourcen sparen

Sobald Sie Ihre Prozesse standardisiert und digitalisiert haben, können Sie damit beginnen, diese zu automatisieren.

Das bedeutet, dass Sie bestimmte Aufgaben oder Vorgänge von Software oder Maschinen erledigen lassen, anstatt von Ihren Mitarbeitern. Dadurch sparen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie anderweitig einsetzen können.

Ein Beispiel für die Automatisierung von Prozessen ist die Einführung eines automatisierten E-Mail-Systems, das Ihren Kunden automatisch Informationen oder Erinnerungen zusendet. Dies kann Ihnen dabei helfen, administrative Aufgaben zu reduzieren und Ihre Mitarbeiter können die Zeit für wichtigere Tätigkeiten nutzen.

Die Vorteile der Prozessstandardisierung und -automatisierung

Die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen bietet Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen:

• Effizienzsteigerung: Durch die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen können Sie Zeit sparen und Ressourcen effizienter einsetzen.
• Kosteneinsparungen: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und verringern somit die Kosten für Personal und Verwaltung.
• Fehlerreduktion: Durch die Standardisierung von Prozessen werden Fehler minimiert, weil man nicht mehr in jedem einzelnen Fall überlegen muss, was zu tun ist.
• Skalierbarkeit: Standardisierte und automatisierte Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihr Unternehmen schneller zu skalieren, da Sie Ihre Kapazitäten einfach erweitern können, ohne zusätzliche manuelle Ressourcen hinzufügen zu müssen.

Durch die Einführung von standardisierten, digitalisierten und automatisierten Prozessen können Sie Ihre Geschäftsabläufe optimieren, Kosten einsparen und Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs bringen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihr Unternehmen nachzudenken und zu notieren, was Sie standardisieren, digitalisieren und/oder automatisieren könnten. Sie müssen nicht alles auf einmal umsetzen. Machen Sie es einfach Schritt für Schritt. 

Partnerschaften: Zusammenarbeit für den Erfolg

Unternehmertum ist geprägt von Höhen und Tiefen, Erfolgen und Rückschlägen. Um diese Herausforderungen besser zu bewältigen, ist es wichtig, sich nicht alleine auf dem Weg zu fühlen.

Eine Möglichkeit, diese Herausforderungen zu bewältigen und Ihr Geschäft voranzubringen, besteht darin, sich mit anderen Menschen und Unternehmen zusammenzuschließen. In diesem Kapitel werden wir uns daher mit dem Aspekt der Partnerschaften befassen.

Warum Partnerschaften wichtig sind

Neben dem, was im vorherigen Absatz erwähnt wurde, können Partnerschaften Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele schneller und effizienter zu erreichen.

• Sie können Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen teilen,
• Ressourcen bündeln und g
• emeinsam an Projekten arbeiten, die für beide Seiten von Nutzen sind. 

Eine Partnerschaft muss nicht unbedingt bedeuten, dass Sie einem anderen Unternehmen Anteile an Ihrem Unternehmen geben. Es kann auch einfach bedeuten, dass Sie sich mit anderen Menschen umgeben, die ähnliche Ziele verfolgen und bereit sind, Sie auf Ihrem Weg zu unterstützen.

Ein Partner ist jeder, der Sie einen Schritt weiter bringt

Es gibt viele Gründe für die Zusammenarbeit mit anderen Menschen.

Vielleicht möchten Sie Erfahrungen und Ideen austauschen, neues Wissen erwerben, sich inspirieren lassen oder einfach praktische Hilfe bei einer bestimmten Aufgabe erhalten. Seien Sie sich also über Ihre Motive im Klaren. 

Suchen Sie nach Partnern, die Ihnen helfen können, Ihr Wissen und Ihre Erfahrungen zu erweitern, oder suchen Sie nach jemandem, der Ihnen bei einer bestimmten Aufgabe helfen kann?

Im Falle des letzteren: überlegen Sie, welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen und welche andere Personen für Sie erledigen könnten. Dazu gehört die Reflexion über wichtige Aktivitäten und Ressourcen, die wir in den vorherigen Kapiteln behandelt haben. Wo sind Sie derzeit in Ihren Kernaktivitäten involviert und wo könnten Sie sich Unterstützung holen?

Partnerschaften im Business Model Canvas

Im Business Model Canvas nehmen Partnerschaften einen ebenso großen Raum ein, wie die wichtigsten Aktivitäten und Ressourcen. Dies verdeutlicht die Bedeutung von Zusammenarbeit für den Erfolg Ihres Unternehmens. 

Zu diesem Baustein stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wer sind Ihre wichtigsten Partner?
• Wer sind Ihre Hauptlieferanten?
• Welche Schlüsselressourcen müssen Sie von Partnern beziehen?
• Welche Schlüsselaktivitäten könnten Partner für Sie ausführen?

Listen Sie Ihre bestehenden Partnerschaften auf und überlegen Sie, wie Sie diese ausbauen oder neue Partnerschaften entwickeln können. Dabei können Sie sich von verschiedenen Ansätzen inspirieren lassen, wie beispielsweise dem Affiliate-Marketing oder der Zusammenarbeit mit Freelancern, Partnerunternehmen oder sogar Familienmitgliedern, Nachbar oder andere Bekannten. 

Am Ende zielen erfolgreiche Partnerschaften darauf ab, Win-win-Situationen zu schaffen, bei denen beide Seiten profitieren. Nur so können Sie Ihr Business nachhaltig verbessern und gemeinsam wachsen.

Hat dieser Artikel Sie dazu inspiriert, das Canvas für Ihr Unternehmen auszufüllen? Wir können Sie dazu nur ermutigen. Die Klarheit, die Sie dadurch erlangen, wird sich für das Wachstum Ihres Unternehmens und die Erstellung besserer Marketingbotschaften auszahlen.

Sie können eine deutsche Version des Business Model Canvas hier herunterladen. Oder nehmen Sie an unserer Online-Akademie teil. Akademie-Mitglieder haben Zugang zu unserem Online-Kurs zum Business Model Canvas, einschließlich eines KI-gestützten Tools, das Ihnen beim Ausfüllen des Canvas hilft. Und vieles mehr.