Tipps zur Kaltakquise: Mit der richtigen Planung und Organisation das Zahlenspiel meistern

Kaltakquise erfordert nur ein geringes Budget und bringt Ihnen, wenn sie gut durchgeführt wird, einen konstanten und vorhersehbaren Strom von Kunden. Es gibt jedoch ein paar Dinge, die Sie wissen müssen, um diese Marketingstrategie effektiv und erfolgreich durchzuführen. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kaltakquise effektiv organisieren, denn Erfolg in der Akquise basiert auf Volumen und einem strukturierten Follow-up.

Mit den richtigen Tools behalten Sie den Überblick und maximieren Ihre Erfolgschancen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mit organisierter Planung und klaren Schritten nachhaltig Neukunden gewinnen können.

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Volumen: Wie viele Anrufe oder E-Mails sind für eine erfolgreiche Kaltakquise erforderlich?


Die Kaltakquise ist ein effektiver Weg, um neue Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Allerdings ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass es ein Zahlenspiel ist. 

Das bedeutet, dass Sie eine große Anzahl von potenziellen Kunden ansprechen müssen, um eine gewisse Anzahl von Interessenten und schließlich zahlenden Kunden zu gewinnen. Die Realität ist, dass nicht jeder Person, den Sie kontaktieren, Interesse an Ihrem Angebot hat oder einen Kauf tätigen wird. 

Viele Menschen werden Sie ignorieren oder kein Interesse haben. Nur ein kleiner Prozentsatz wird tatsächlich Interesse zeigen und kaufen. Um auf diese interessierten Kunden zu stoßen, müssen Sie durch eine große Menge von Menschen gehen. 



Erfolgsquote: 100 Kontakte für 1-5 Verkäufe

Alex Hormozi, Autor des Buches "100M Leads", und erfolgreicher Unternehmer macht es konkret anhand seiner umfangreichen Erfahrungen mit der Kaltakquise: 

  • Von 100 Kontakten werden wahrscheinlich drei wirklich interessiert sein,
  • und nur einer davon wird tatsächlich zu einem zahlenden Kunden. 

Das bedeutet: um einen zahlenden Kunden zu gewinnen, müssen Sie mit 100 potenziellen Kunden in Kontakt treten. Um 10 zahlende Kunden zu gewinnen, müssen Sie mit 1.000 potenziellen Kunden in Kontakt treten.

Es ist jedoch wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Erfolgsquote bei Kaltakquise je nach Branche und individuellem Verkäufer variieren kann. Es gibt auch Experten, die sagen, dass eine Erfolgsquote von 2 bis 4 % möglich ist. 

Dennoch ist es wichtig, realistische Erwartungen zu haben und sich nicht entmutigen zu lassen, wenn nicht jeder Kontakt sofort zum Erfolg führt.


Bei anderen Marketingmaßnahmen ist das nicht anders

Das Prinzip des Zahlenspiels gilt nicht nur für die Kaltakquise, sondern auch für andere Marketingstrategien wie Suchmaschinenoptimierung und bezahlte Werbung. 

Denken Sie an Anzeigen: viele Menschen müssen sie sehen, nur einige werden darauf klicken und nur wenige werden kaufen. Wir verstehen, dass es sich anders anfühlen könnte als bei der Kaltakquise, da hier Algorithmen und Automatisierungen die Arbeit machen und die Zahlen berechnen. Aber das Prinzip ist tatsächlich das Gleiche. 

Für jede Marketingmaßnahme gilt: Viele Menschen müssen auf Sie aufmerksam werden, damit Sie eine bestimmte Zahl von Kunden gewinnen können. 



Die richtige Herangehensweise an die Kaltakquise

Um mit den großen Zahlen umgehen zu können, ist es wichtig, sich gut zu organisieren und effizient zu arbeiten (mehr dazu weiter im Artikel). 

Wir zitieren nochmals Alex Hormozi. Seine Empfehlung: kontaktieren Sie mindestens 100 Personen pro Tag und machen Sie das mindestens 100 Tage lang. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass Sie 100 Personen pro Tag anrufen müssen; es könnte auch bedeuten, dass Sie 100 Personen pro Tag per E-Mail kontaktieren.

Seine Erfahrung: Viele Menschen machen den Fehler, zu wenig Leute zu kontaktieren und/oder zu früh aufzugeben, wenn sie nicht sofort Erfolge sehen. Auch wenn die Erfolgsquote anfangs niedrig erscheinen mag, kann sie sich mit der Zeit verbessern, wenn Sie kontinuierlich an Ihrer Herangehensweise arbeiten. 

Die Hauptbotschaft? Volumen ist erforderlich, um Erfolg zu haben.

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Wie Sie Kontakte sammeln für die Kaltakquise


In diesem Kapitel werden wir uns damit befassen, wie Sie Kontakte sammeln, um Ihre Akquise-Liste aufzubauen.

Die richtige Balance zwischen Volumen und Qualität der Kontakte

Wie diskutiert: es wichtig, genügend potenzielle Kundenkontakte zu sammeln. Allerdings geht es nicht nur darum, viele Kontakte zu haben, sondern auch die richtigen Kontakte. Sie sollten auf die richtigen Personen in Ihrer Zielgruppe zugehen, die ein realistisches Bedürfnis nach Ihrer Lösung haben. So erhöhen Sie die Chance, dass es zu einem Kaufabschluss kommt.


Schritt 1: Definieren Sie Ihre Wunschkunden

Bevor Sie Kontakte sammeln, sollten Sie sich klar darüber sein, wer Ihre Wunschkunden sind. Überlegen Sie, welche Kunden am besten zu Ihrer Lösung passen und mit welchen Kunden Sie am liebsten zusammenarbeiten möchten.

  • Wer sind die Personen, die am besten von Ihrer Lösung profitieren würden?
  • Welche Probleme können Sie am besten lösen?

Nutzen Sie die sogenannte "Nischenformel", um Ihre Zielgruppe klar zu definieren: "Wir verhelfen (Kunden) zur (Lösung) mit (Angebot)". 

Wenn Sie mehrere Kundensegmente bedienen, sollten Sie diese auch bei der Kontaktsammlung separat betrachten. Jedes Segment benötigt eine andere Ansprache und gegebenenfalls eine eigene E-Mail-Vorlage für die Kaltakquise.

Schritt 2: Die richtige Ansprache innerhalb der Unternehmen

Wenn Sie Ihre Produkte an andere Unternehmen verkaufen, sollten Sie sich überlegen, wer der Anwender, Entscheidungsträger und Zahler in dem jeweiligen Unternehmen ist. Oft sind das unterschiedliche Personen. 

Überlegen Sie sich, mit wem Sie am besten zuerst Kontakt aufnehmen. Welche Funktion oder Berufsbezeichnung hat diese Person im Unternehmen? 

Schritt 3: Verschiedene Quellen für die Kontaktsammlung

Es gibt viele verschiedene Wege, um Kontakte zu sammeln. 

Nutzen Sie zum Beispiel Google oder Google Maps, um nach Unternehmen in Ihrer Nähe zu suchen. Schauen Sie auch auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn oder Facebook nach potenziellen Kunden. Weitere Quellen können Vereine, Branchenverbände, Messen oder Foren sein. 

Seien Sie kreativ und überlegen Sie, wo Ihre Zielgruppe zu finden ist.

Achtung: Datenschutz beachten

Behalten Sie den Datenschutz im Auge. Achten Sie darauf, dass Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten und respektvoll mit den Daten Ihrer potenziellen Kunden umgehen. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Experten konsultieren. 

Wenn Sie darüber nachdenken, Datenbanken mit Kontakten zu kaufen, achten Sie auch dann unbedingt auf den Datenschutzregeln und stellen Sie sicher, dass die Informationen zu Ihrer Zielgruppe passen. 

Es kann auch sinnvoll sein, Partnerschaften mit anderen Unternehmen einzugehen, um deren Kunden anzusprechen. Ein Fallbeispiel dafür haben wir in diesem Artikel besprochen. 

Denken Sie daran, dass die Kaltakquise ein Zahlen- und gleichzeitig auch ein Beziehungsspiel ist. Finden Sie heraus, wer Ihre Wunschkunden sind, wo Sie sie finden können und wie Sie sie am besten ansprechen.

Die richtige Organisation ist entscheidend - Tipps aus Erfahrung


Die effiziente Organisation ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Kaltakquise. Indem Sie sich gut organisieren und das Nachfassen systematisch angehen, steigern Sie Ihre Chancen, aus potenziellen Kunden tatsächliche Kunden zu machen. 

Schauen wir uns das genauer an.

Zwei Gründe, warum Sie Ihre Kaltakquise Kontakte und Aktivitäten gut organisieren sollten

Die Organisation spielt eine entscheidende Rolle bei der Kaltakquise. Warum ist das so wichtig? Es gibt zwei Hauptgründe:

  • Menge: den Überblick behalten
  • Nachfassen: entscheidend, um Verkäufe zu erzielen

Den Überblick über die Kontakte behalten 

Da die Kaltakquise ein Zahlenspiel ist, ist es wichtig, viele Kontakte anzusprechen und effizient zu arbeiten. Stellen Sie sich vor, Sie haben viele potenzielle Kunden, denen Sie E-Mails senden, telefonieren und möglicherweise auch erneut anrufen müssen. Eine gute Organisation ermöglicht es Ihnen, effizient zu arbeiten und den Überblick zu behalten.



Nachfassen ist der Schlüssel zur Neukundengewinnung

Nicht alle Kontakte, die Sie angeschrieben haben, werden sofort reagieren oder Termine vereinbaren. Es ist wichtig zu verstehen, dass fehlende Reaktionen nicht unbedingt Desinteresse bedeuten. 

Es gibt zahlreiche Gründe, warum potenzielle Kunden nicht sofort reagieren, zum Beispiel:

  • Vielleicht haben sie Ihre Nachricht übersehen,
  • hatten sie noch keine Zeit Ihre Nachricht zu lesen,
  • haben Sie Ihre Lösung nicht vollständig verstanden oder
  • sind momentan (noch) nicht interessiert. 

Durch effektives Nachfassen können Sie diese potenziellen Kunden jedoch weiterhin erreichen und möglicherweise in Kunden konvertieren.

Um das Nachfassen zu ermöglichen, ist eine gute Organisation unerlässlich. Sie müssen den Überblick darüber behalten, wen Sie kontaktiert haben, wer bereits reagiert hat und wer bis jetzt nicht. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielt und effektiv nachzufassen, anstatt potenzielle Kunden einfach aufzugeben.



Übersicht über die Organisationsmöglichkeiten der Kaltakquise

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren, und das Nachfassen zu erleichtern. 

  • Eine einfache Methode besteht darin, Notizen auf Papier zu machen und diese in Spalten zu ordnen, um den Prozess zu visualisieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie allein arbeiten und die Anzahl der Kontakte überschaubar ist.
  • Wenn Sie digitaler arbeiten möchten, ist Excel oder Google Sheets eine Möglichkeit. Hier können Sie die Kontakte auflisten und Notizen strukturiert festhalten. Allerdings sind die Möglichkeiten etwas ausführliche Notizen hinzuzufügen eher beschränkt.
  • Projektmanagement-Tools wie KanbanFlow, Asana oder Trello sind eine nächste Möglichkeit. Hier können Sie besser visuell darstellen, wo im Prozess welche Kontakte stehen, und mehr ausführliche Notizen festlegen.
  • Für Teams und umfangreichere Kontaktdatenbanken sind CRM-Systeme wie Hubspot oder Salesforce geeignet. Diese Systeme ermöglichen eine detaillierte Verwaltung von Kontakten, Interaktionen und Verkaufschancen.


Die Wahl des richtigen Systems

Die Entscheidung, welches System für Sie am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Kontakte, die Sie verwalten müssen, und Ihrem Budget. 

Wir von SwissMadeMarketing arbeiten zuverlässig und gerne mit einem Projektmanagementsystem wie KanbanFlow. Es gibt uns alle Funktionen, die wir benötigen, und ermöglicht es uns, mit einem Team an unserer Kaltakquise zu arbeiten. Wir empfinden die visuelle Ansicht als sehr hilfreich, um auf einen Blick sehen zu können, welcher Kontakt sich wo im Sales Funnel Prozess befindet. 

Berücksichtigen Sie die Erfahrungen und Empfehlungen von anderen Unternehmern. Es gibt verschiedene CRM-Systeme und Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Preise bieten. Die Entscheidung sollte darauf basieren, was für Ihre spezifischen Anforderungen am besten geeignet ist.

Verloren im Marketing-Dschungel? Unser Ratgeber hilft Ihnen, den Überblick zu finden, damit Sie wissen, was zu tun ist, um neue Kunden zu gewinnen. Inklusive Tipps und Links zu hilfreichen Ressourcen. 

Wie viel Zeit Sie in die Kaltakquise investieren sollten


Die Frage, die oft gestellt wird, ist: Wie viel Zeit sollte ich für die Kaltakquise einplanen, um erfolgreich zu sein? Die Zeitplanung ist von großer Bedeutung, da die Kaltakquise ein Zahlenspiel ist. 

In diesem Kapitel werden wir uns die Planung der Kaltakquise genauer ansehen.


Ihr Zeitplan definieren

Es gibt zwei Herangehensweisen, um Ihren Zeitplan zu definieren:

  • Planung basierend auf verfügbarer Zeit
  • Planung basierend auf Verkaufszielen

Planung basierend auf verfügbarer Zeit

Die erste Möglichkeit besteht darin, zu überlegen, wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben und davon ausgehend zu kalkulieren, wie viele potenzielle Kunden Sie in dieser Zeit erreichen können.

Planung basierend auf Verkaufszielen

Die zweite Methode beinhaltet die Festlegung Ihrer Verkaufsziele und die Rückwärtsberechnung, um festzustellen, wie viel Zeit Sie für die Kaltakquise einplanen müssen, um diese Ziele zu erreichen.

Beide Methoden bieten Ihnen einen realistischen Einblick in den Zeitaufwand, den die Kaltakquise erfordert und die Resultate, die Sie erwarten können. Natürlich können Unsicherheiten wie die Dauer eines Gesprächs oder die Erfolgsquote Ihre Planung beeinflussen. Dennoch dient die grobe Berechnung als praktischen Leitfaden.

Praktische Formel zur Zeitplanung (inkl. Beispiel)

Um Ihre Zeitplanung grob zu kalkulieren, können Sie eine einfache Formel nutzen:

Anzahl benötigter Gespräche, multipliziert mit der Zeit pro Gespräch, geteilt durch die Anzahl der Wochen. 

Dies ermöglicht es Ihnen, den wöchentlichen Zeitaufwand für die Kaltakquise zu bestimmen.

Nehmen wir an, Sie möchten vier Verkäufe erzielen und Ihre Erfolgsquote beträgt 5 %. 

  • Anhand dieser Zahlen können Sie berechnen, dass Sie 4 / 5% = 80 Erstgespräche benötigen.
  • Nehmen wir an: ein Erstgespräch dauert in Durchschnitt 15 Minuten (manche dauern länger, weil Sie ein gutes Gespräch führen, manche kürzer, weil die Leute das Gespräch nach der Einleitung beenden).
  • Für 80 Erstgespräche benötigen Sie also 80 x 15 Minuten = 1.200 Minuten = 20 Stunden.
  • Wenn wir 2 Wochen zur Verfügung haben, ist die Zeitplanung: 20 Stunden / 2 Wochen = 10 Stunden pro Woche.

Anhand dieser Formel können Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie einplanen müssen, um ein bestimmtes Verkaufsziel zu erreichen. Es ist wichtig, realistische Zahlen zu verwenden, um ein genaues Bild zu erhalten.



Zeitplanung in den Kalender integrieren

Nachdem Sie eine grobe Zeitplanung vorgenommen haben, ist es ratsam, diese in Ihren Kalender zu integrieren. Indem Sie konkrete Zeitblöcke für die Kaltakquise festlegen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese auch tatsächlich umsetzen. Überlegen Sie dabei, zu welcher Tageszeit Sie Ihre potenziellen Kunden am besten erreichen können.

Indem Sie Ihre Zeit effektiv für die Kaltakquise nutzen, legen Sie den Grundstein für den Aufbau eines starken Kundenstamms und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Lassen Sie sich von KI bei Ihrer Kaltakquise unterstützen


In diesem Blogartikel haben wir über die Bedeutung des Volumens und die richtige Organisation für die Kaltakquise gesprochen.

Lassen Sie sich nicht von den Zahlen und der Zeit, die es dauern könnte, entmutigen. Wie hier besprochen, ist Kaltakquise sehr zuverlässig und eine Marketingmaßnahme, die Ihnen schneller Leads bringt als SEO oder andere organische Maßnahmen und die ein viel, viel geringeres Budget erfordert als bezahlte Anzeigen. 

Seien Sie geduldig, bleiben Sie am Ball und lassen Sie sich nicht von anfänglichen Rückschlägen demotivieren. Mit der richtigen Einstellung und einer gut durchdachten Strategie, werden Sie langfristig erfolgreich in der Kaltakquise sein.


KI-gestützte Workflows für effektive Kaltakquise

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Wussten Sie, dass wir KI-gestützte Workflows entwickelt haben, in die unser Wissen und unsere Erfahrung sowie die unserer Kunden und Fachautoren einfließen? 

Unsere Online-Academy-Mitglieder haben kostenlosen Zugang zu diesem Tool und können es so oft und so viel wie nötig nutzen. Lassen Sie sich von KI dabei helfen, 

  • Ihre bevorzugten Kunden zu definieren,
  • herauszufinden, wo Sie Kontakte finden können,
  • und die Zeit zu berechnen, die Sie für die Planung benötigen. 

Die KI erstellt Ihre Kaltakquise E-Mails und simuliert ein Verkaufsgespräch

Und es ist sogar noch besser.

Wir haben die künstliche Intelligenz so gepromptet, dass es Ihnen viel Arbeit abnimmt und Sie bestes vorbereitet sind:

  • Sie erhalten auch individuell für Sie erstellte E-Mail-Vorlagen,
  • können ein Gespräch mit einem skeptischen Kunden in Ihrer Branche trainieren und
  • erhalten Tipps und Beispiele für Verkaufsgespräche (inkl. Skript) und Kommunikationstechniken. 

Zu schön, um wahr zu sein? Werden Sie Mitglied in unserer Akademie und probieren Sie es aus. Sie werden erstaunt sein, was KI und unsere Arbeitsabläufe für Sie und Ihre Kundenakquise bewirken können.

p.s. Möchten Sie mehr über erfolgreiche Kaltakquise-Strategien und Sales Funnels erfahren? Oder lesen Sie diesen Artikel, um herauszufinden, was eine gute E-Mail oder ein gutes Telefongespräch ausmacht.

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